ДОКЛАДЫ

ВИГУЛЬ Даниил Владимирович, Барнаульский филиал СГА
г.Барнаул, а/я 1330

Одной из главных особенностей любого ВУЗа - представителя системы дистанционного образования, а таким образом и НОУ СГА, является высокая оснащенность компьютерной техникой. Также неотъемлемой чертой любого ВУЗа, как и многих других учреждений, является огромное количество бумажной документации, совершающей свое движение между различными отделами и кабинетами.

Именно этим - обработкой и перемещением бумаг - большую часть времени занимаются многие сотрудники СГА. Но возможно, есть способ заметно разгрузить их от части рутины, используя многочисленные персональные компьютеры, освободив для выполнения более важных задач?

Рассмотрим, какой путь проделывают различные документы в Барнаульском филиале СГА в данный момент (см. рисунок 1). По электронной почте или системе ИСОТ документ (чаще всего в отсканированном, а не оригинальном виде) приходит в филиал. Секретарь распечатывает его в одном или нескольких экземплярах (чаще один экземпляр с последующим ксерокопированием), для хранения в архивах и для дальнейшей передачи сотрудникам Академии, с деятельностью которых этот документ связан. После того, как соответствующие сотрудники выполнят с данным документом (например, приказом) какие-либо действия, они должны отчитаться, что чаще всего происходит также в электронном виде (например, служебной запиской). Этот отчет передается секретарю, а затем - либо директору, либо в головной ВУЗ, если того требуют обстоятельства. Очень часто для создания отчета используется большая часть информации из исходного приказа (либо другого входящего документа), которую приходится вводить в компьютер вручную с листа с распечатанным документом.

Все входящие и исходящие документы регистрируются секретарем в ручную, и для того чтобы найти какой-то определенный документ - особенно, не зная точно ни дату его прихода, ни номер, ни точное название, а лишь смутно представляя о чем идет речь - требуется перебрать очень много различных приказов, записок и т.д. Из вышесказанного заметно, какие потери времени и расходных материалов возникают: распечатка и ксерокопирование документов; ручной ввод частей документов в компьютер при подготовке отчета; долгий поиск нужного документа. В процессе работы документ может потеряться, на рабочих столах сотрудников возникают нагромождения текущих и уже обработанных бумаг.

Что же такое система электронного документооборота (ЭДО) и как она может помочь в решении данного вопроса? ЭДО - это организационно-техническая система, обеспечивающая процесс создания, управления доступом и распространения электронных документов в компьютерных сетях, а также обеспечивающая контроль над потоками документов в организации [1].

Использование простейшей системы электронного документооборота на уровне филиала изменит схему следующим образом (см. рисунок 2). Файл с документом вносится секретарем в ЭДО, причем секретарь указывает тематику документа или ключевые элементы - для упрощения дальнейшего поиска. Секретарь указывает права доступа к документу для сотрудников филиала, а также указывает, кому для выполнения задания этот документ предназначен. После этого сотрудники получают на своих рабочих местах уведомления, загружают новый документ и начинают работу с ним. Всё происходит без ненужной распечатки бумажного документа. Сотрудники подготавливают отчет, используя при надобности уже введенный в систему ЭДО текст исходного документа, а затем добавляют этот отчет в ЭДО, откуда секретарь может отправить его в головной ВУЗ.

Сотрудники будут избавлены от бессмысленных повторов одинаковых действий: распечатать документ (например, ведомость для студентов) в одном кабинете либо корпусе, передать бумагу в другой (например, для сверки), а затем с исправленного листа ввести исправленную информацию в компьютер.

С помощью системы ЭДО можно на любом этапе проследить выполнение заданий, связанных с документами: кто из сотрудников ещё не начинал работу по конкретной проблеме, кто уже загрузил документ и работает с ним, а кто уже закончил работу и создал отчет.

Таким образом, введение подобной системы хотя бы на уровне отдельного филиала с представительствами позволит:

• чрезвычайно ускорить процесс поиска необходимых документов секретарем, даже не обладая полной информацией о них;
• сократить время и затраты на распечатку и ксерокопирование документов;
• избежать затрат времени, связанных с поиском своих копий документа работающими с ним сотрудниками;
• усложнить несанкционированный доступ к документам;
• ввести и использовать элементы системы контроля исполнения заданий.

Введение же системы на уровне всей СГА значительно упростит обмен данными и отчетностью между филиалами и головным вузом.

Существует множество систем электронного (автоматизированного) документооборота - большая часть продается, а несколько экземпляров - распространяются по бесплатной системе. А создание простейшей системы с нуля силами программистов филиала займет не очень много времени.

Разработка же такой системы на уровне всей Современной Гуманитарной Академии будет стоить не больше, чем на уровне отдельного филиала, поэтому централизованное введение системы уменьшает затраты на разработку (либо покупку) такой системы.

Безусловно, следует признать, что использование системы электронного документооборота позволит избавиться от большей части минусов современной системы бюрократии (временные затраты на распечатку документов и ввод данных из документов в компьютер; возможность потерять бумажный экземпляр важного документа), сохранив, впрочем, все её преимущества (прежде всего - строгий контроль и возможность длительного хранения важных данных).

Литература:

1. Википедия, свободная энциклопедия [электронный ресурс] // http://ru.wikipedia.org/wiki/Системы_автоматизации_документооборота